De 6 meest voorkomende irritaties rondom document- en printomgevingen.

In dit artikel zetten we de zes meest voorkomende irritaties voor je op een rij. En we bieden je een hulpmiddel om inzicht te krijgen in de knelpunten in jouw organisatie. Zodat je aan de slag kan om ze op te lossen.

Misschien wel het meest herkenbare punt is dat printen niet altijd in één keer lukt. Documenten komen anders uit de printer dan verwacht, instellingen staan niet goed of de opmaak klopt niet. Het gevolg is dat medewerkers meerdere pogingen doen voordat het document bruikbaar is. Dat leidt tot structurele verspilling. Niet alleen van papier, maar ook van energie, tijd en geld. Juist omdat dit soort situaties zich dagelijks voordoen, loopt die verspilling ongemerkt op. Door beter grip te krijgen op hoe documenten worden verwerkt en geprint, kun je het aantal misprints verlagen.

Een situatie die regelmatig terugkomt, is de manier waarop documenten worden verwerkt. Een document wordt gescand, komt in een mailbox terecht en wordt vervolgens handmatig opgepakt en verwerkt in een systeem. Soms gaat het nog een stap verder en wordt het eerst intern doorgestuurd voordat iemand er iets mee doet.

Dat heeft vaak te maken met hoe systemen op elkaar aansluiten. In veel organisaties werken verschillende applicaties naast elkaar, maar sluiten print- en scanprocessen daar niet goed op aan. Daardoor komen documenten niet automatisch op de juiste plek terecht en ontstaan er extra stappen in het proces. Dat zorgt ervoor dat documenten blijven liggen, dubbel worden verwerkt of verkeerd terechtkomen. Zeker wanneer meerdere mensen bij hetzelfde proces betrokken zijn, verlies je snel het overzicht.

Wanneer er iets fout loopt, is het vaak lastig te achterhalen waar het probleem precies zit. Ligt het aan de printer, aan de instellingen of aan het systeem waaruit wordt gewerkt? Voor gebruikers is dat onderscheid niet duidelijk en voor IT betekent het dat er eerst uitgezocht moet worden waar het probleem zit.

Daar komt bij dat service in veel gevallen pas in beeld komt als er al iets misgaat. Er ontstaat een storing, er wordt een melding gedaan en vervolgens wordt het opgelost. Dat werkt, maar betekent ook dat je altijd achter de feiten aanloopt. Zonder goed inzicht en zonder proactieve monitoring blijft ieder probleem een losse zoektocht. Daardoor duurt het langer voordat iets is opgelost en blijft het gevoel bestaan dat de omgeving niet echt onder controle is.

Ook de samenwerking met leveranciers zorgt regelmatig voor irritatie. Afspraken over service zijn niet altijd helder, facturen zijn lastig te herleiden en kosten kunnen onverwacht oplopen. Dat maakt het moeilijk om grip te houden op de omgeving. Daar komt bij dat er niet altijd een vast aanspreekpunt is. Contactpersonen wisselen, kennis gaat verloren en organisaties moeten steeds opnieuw uitleggen hoe hun situatie eruitziet. Juist die combinatie zorgt voor onrust. Niet omdat er niets wordt opgelost, maar omdat het overzicht en de continuïteit ontbreken.

Toner op. Papier bijna leeg. Een onderdeel dat al dagen onderweg is. Het zijn situaties die direct zorgen voor stilstand. En vaak op een moment dat het slecht uitkomt. Wat het nog frustrerender maakt, is dat het zelden wordt bijgehouden. Er is geen signaal dat aangeeft dat supplies bijna op zijn, geen automatische nabestelling en geen vast moment waarop iemand controleert wat er nog is. Daardoor komt een gebrek aan supplies altijd een verrassing en altijd te laat.

Organisaties die hier grip op krijgen, merken dat het niet alleen om gemak gaat. Het scheelt ook onnodig overleg, last-minute bestellingen en de tijd die medewerkers kwijt zijn aan iets wat eigenlijk vanzelf zou moeten lopen.

Wat ook meespeelt, is dat printomgevingen vaak niet in één keer zijn ingericht, maar in de loop van de tijd zijn gegroeid. Er zijn apparaten toegevoegd, contracten afgesloten en oplossingen ingericht op basis van wat op dat moment nodig was. Ondertussen is de organisatie veranderd, maar de omgeving is grotendeels hetzelfde gebleven. Dat merk je in hoe vaak processen net niet soepel lopen.

Daardoor zijn contracten niet afgestemd op de veranderende situatie. Het gevolg is dat er een soort dakpanconstructie ontstaat: meerdere contracten voor print- en documentverwerking, met allemaal verschillende afloopdata. En als je op een gegeven moment ontevreden bent over de service, de kosten of de flexibiliteit, dan zit je alsnog vast. Het contract loopt nog. Dat maakt het lastig om bij te sturen, ook als je weet waar het knelt.

Op zichzelf zijn dit allemaal geen grote problemen. Het zijn situaties die je als organisatie vaak accepteert als onderdeel van de dagelijkse praktijk. Juist de optelsom maakt het verschil. Documenten die blijven liggen. Processen die meer stappen bevatten dan nodig. Een omgeving die meer aandacht vraagt dan wenselijk is. Het zijn precies die terugkerende momenten waarop tijd verloren gaat, zonder dat het altijd zichtbaar is.

Vaak wordt pas achteraf duidelijk hoeveel impact dat eigenlijk heeft. Niet alleen op kosten, maar vooral op hoe efficiënt processen verlopen. Hoeveel aandacht zijn je medewerkers kwijt aan zaken die eigenlijk vanzelf zouden moeten gaan?

Je herkent je ongetwijfeld in een aantal van deze situaties. En je weet waarschijnlijk dat er ruimte is voor verbetering. De vraag is alleen: waar zit die ruimte precies? Want zolang je dat niet scherp hebt, blijven het losse irritaties. Pas wanneer je inzicht krijgt in waar processen stroef verlopen en waar onnodige stappen zitten, wordt duidelijk waar je echt kunt verbeteren.

Met de self-assessment van ARP krijg je in korte tijd inzicht in hoe je print- en documentomgeving is ingericht en waar nog ruimte zit om slimmer, efficiënter en met minder frustratie te werken.