ARP & GRSK - SSC De Kempen (Shared Service Center Kempengemeenten).
6 gemeentelijke locaties.
+- 1.350
1.250 laptops
SSC De Kempen is een afdeling van de GRSK (Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten) en wordt ingezet als Shared Service Center voor de Kempengemeenten Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden. Vanuit deze GR (Gemeenschappelijke Regeling) worden onder andere ICT-diensten geleverd aan gemeenten en enkele gemeenschappelijke regelingen in de regio. In totaal ondersteunt SSC De Kempen zo’n 1.350 eindgebruikers binnen een publieke omgeving waarin continuïteit, betrouwbaarheid en compliance belangrijk zijn.
Inleiding.
De digitale werkplek binnen Nederlandse gemeenten staat onder druk. Cloudapplicaties, strengere security-eisen en veranderende manieren van samenwerken vragen om andere keuzes dan een paar jaar geleden. Voor SSC De Kempen was dat reden om kritisch te kijken naar de bestaande werkplekomgeving. Samen met ARP startte SSC De Kempen een grootschalig moderniseringstraject, waarbij ruim 1.250 laptops en werkplekken op zes locaties werden vervangen en vernieuwd.
Niet als losse hardware-vervanging, maar als onderdeel van een bredere beweging richting een toekomstbestendige werkplek. Funs de Bie is teamcoördinator ICT bij SSC De Kempen en verantwoordelijk voor de dagelijkse ICT-dienstverlening. Samen met zijn team zorgt hij ervoor dat medewerkers binnen de gemeenten veilig en efficiënt kunnen werken en dat grote veranderingen, zoals een nieuwe werkplekomgeving, beheersbaar blijven. In dit klantverhaal neemt hij ons mee in het succesverhaal van SSC De Kempen.
De vraag en uitdaging.
“Het ging ons niet om vernieuwen om te vernieuwen”, vertelt Funs. “De bestaande omgeving functioneerde technisch nog prima. Maar onder de motorkap sloot die steeds minder goed aan op hoe we als organisatie willen werken en waar we naartoe bewegen.” De directe aanleiding voor dit project was de vervanging van verouderde hardware. Mobile Thin Clients en beeldschermen waren bijna op het einde van hun levensduur en aan vernieuwing toe. Tegelijkertijd groeide de behoefte om het moderne werkplekconcept verder door te voeren, met meer flexibiliteit en betere aansluiting op cloudapplicaties.
De bestaande Citrix-omgeving bood stabiliteit, maar had ook duidelijke beperkingen. “Citrix is een krachtige oplossing, maar kostbaar en kwetsbaar,” legt Funs uit. “Als daar iets misgaat, ligt meteen alles stil. Dat single point of failure wilden we doorbreken.” Daar komt bij dat SSC De Kempen een uitzonderlijk groot en uiteenlopend applicatielandschap beheert. Het team van Funs heeft ruim 450 applicaties in beheer, verspreid over verschillende afdelingen en elk met hun eigen functionele en wettelijke eisen.
Funs: “Dit is geen commerciële organisatie met vijf applicaties. Elke gemeentelijke afdeling heeft zijn eigen software-oplossingen. Dat maakt standaardisatie ingewikkeld, maar ook noodzakelijk.” Naast deze inhoudelijke uitdagingen speelden randvoorwaarden als tijdsdruk, een afgebakend budget en de wens om te kiezen voor hardware die niet alleen toekomstbestendig is, maar ook langdurig ondersteund kan worden door de eigen servicedesk.
Plan van aanpak.
Samen met ARP koos SSC De Kempen voor een aanpak waarin:
-
De hardware werd vervangen en geïmplementeerd;
-
De inrichting van de moderne werkplek, met Mobile Device Management (MDM) goed werd geregeld.
Door deze sporen parallel te laten lopen, bleef de doorlooptijd beheersbaar en werden keuzes beter op elkaar afgestemd.
- In de eerste fase bracht ARP samen met SSC De Kempen de totale scope en randvoorwaarden in kaart.
- Op basis daarvan werd gekeken welke hardware het beste zou passen bij de gemeentelijke werkomgeving én bij het dagelijkse beheer door de servicedesk.
- Er werden verschillende configuraties geselecteerd en getest. Funs: “We wilden niet zomaar iets uitrollen, maar zeker weten dat het in de praktijk werkte voor onze mensen en voor ons beheer.”
- Voor het softwarematige deel werd de expertise van PQR* ingeschakeld.
- Medewerkers van SSC De Kempen werden actief meegenomen via ‘learning on the job’ en kennisoverdrachtsessies, zodat kennis niet alleen extern bleef, maar ook intern werd opgebouwd.
*POR is net zoals ARP van de Bechtle Groep in Nederland en specialist in moderne werkplekken, device management en cloudoplossingen. Vanuit de samenwerking met PQR werd de moderne werkplek ontworpen, ingericht en getest, met Microsoft Intune als fundament. “Die samenwerking werkte prettig,” vertelt Funs. “ARP hield het overzicht en PQR bracht diepgaande inhoudelijke kennis in. Voor ons voelde het daardoor als één geïntegreerd traject, niet als samenwerken met losse partijen.”
- Gestandaardiseerde HP-werkplek: SSC De Kempen koos voor een vaste configuratie met HP EliteBook 640 laptops, aangevuld met dual 24” monitoropstellingen. Dit zorgt voor herkenbaarheid, eenvoud in beheer en langdurige ondersteuning.
- Microsoft Intune als basis voor Mobile Device Management: laptops en mobiele devices worden centraal beheerd via Microsoft Intune, waardoor policies, applicaties en updates consistent en veilig uitgerold kunnen worden.
- Dual-monitoropstellingen met dockingmonitor: op kantoor werken medewerkers met een vaste monitoropstelling, inclusief dockingfunctionaliteit en randapparatuur om ergonomisch en efficiënt te werken.
- Voorbereidende diensten vanuit de ARP Services Hub: devices zijn verpakkingsarm geleverd, geregistreerd in de CMDB (asset-registratie), met Microsoft Autopilot pre-provisioned, voorzien van asset-tags en vooraf technisch gecontroleerd.
- On-site uitrol en projectcoördinatie: ARP verzorgde de planning en uitvoering over meerdere locaties, inclusief plaatsing van monitoren, afvoer van oude apparatuur en verbeterd kabelmanagement.
Het resultaat.
Na het afronden van het project beschikken alle locaties van de Kempengemeenten over een uniforme, moderne werkplek. Medewerkers werken overal op dezelfde manier, met dezelfde hardware en inrichting. Dat zorgt voor rust, herkenbaarheid en eenvoud. “Het grootste voordeel is de standaardisatie,” legt Funs uit. “Iedereen werkt nu met dezelfde basis. Dat maakt ondersteuning makkelijker en voorkomt discussies over uitzonderingen.”
Ook op het gebied van continuïteit is dit een grote vooruitgang. Waar vroeger een storing in de centrale omgeving directe impact had op alle medewerkers, is de organisatie nu een stuk minder kwetsbaar. “We hebben situaties gehad waarin de centrale omgeving eruit lag. De helft van de medewerkers merkte daar nauwelijks iets van, omdat ze gewoon doorwerkten via cloudapplicaties.”
De overgang naar laptops en lokale werkplekken vraagt wel om adoptie. Medewerkers hebben tijd nodig om te wennen aan nieuwe instellingen en een andere manier van werken. Funs: “Voor dit project was alles centraal geregeld. Nu ligt er ook lokaal verantwoordelijkheid. Dat vraagt bewustwording en begeleiding.”
SSC De Kempen pakt deze verandering proactief aan met instructies en ondersteuning vanuit het eigen IT-team. Die investering kost tijd, maar past volgens Funs bij de stap naar een toekomstbestendige werkplek.
Waarom SSC De Kempen voor ARP koos.
SSC De Kempen werkt met formele aanbestedingen, waarin de prijs één van de criteria is, maar zeker niet het belangrijkste punt. Doorslaggevend bij deze gewonnen aanbesteding waren vooral de kwaliteit van de dienstverlening, het kennisniveau en de manier waarop ARP de oplossing wist te onderbouwen. “In een aanbesteding zie je vooral hoe goed iets op papier staat, maar het moet ook waargemaakt worden in de praktijk. En dat is hier gebeurd”, zegt Funs.
SSC De Kempen waardeert vooral de korte lijntjes en vaste aanspreekpunten. “Het is mensenwerk. Als het klikt, werkt het. En als er iets speelt, schakelen we snel. Dat maakt echt het verschil in een project van deze omvang.” Daarnaast stelde ARP zich flexibel op bij wijzigingen in planning en aantallen. “Zo’n traject loopt nooit precies zoals je het vooraf bedenkt,” besluit Funs. “Dan is het heel waardevol als een IT-partner meebeweegt en het overzicht behoudt.”
ARP helpt organisaties in de publieke sector bij het maken van doordachte keuzes voor de digitale werkplek. Praktisch, schaalbaar en afgestemd op de realiteit van jouw organisatie. Benieuwd wat ARP voor jou kan betekenen? Neem contact op en ontdek de mogelijkheden.
