ARP & LIEMERSNOVUM
Van twee printomgevingen naar één stabiele Follow-me oplossing.
25 basisscholen in regio De Liemers.
+- 500 leerkrachten en ondersteunend personeel.
(Follow-me software)
Over LiemersNovum
LiemersNovum is een bovenschoolse stichting in Oost-Gelderland (Duiven, Montferland, Westervoort en Zevenaar) met 25 basisscholen, van kleine dorpsscholen met vier klassen tot grotere locaties met meer dan 500 leerlingen.
De stichting gaat voor kwaliteit en stemt onderwijs, opvang en opvoeding op elkaar af. LiemersNovum ondersteunt de scholen op allerlei vlakken, waaronder ICT.
Inleiding.
Twee systemen, twee manieren van beheren en vooral: twee keer zoveel frustratie. Dat was de printing-situatie bij LiemersNovum na een fusie. Leerkrachten en medewerkers moesten inloggen met dubbele codes, multifunctionals (MFP’s) vielen geregeld uit en de ICT-afdeling kreeg dagelijks klachten.
Tijd om orde te scheppen. Als stafmedewerker ICT is Hubert Jorna verantwoordelijk voor beleid, beheer en contracten bij LiemersNovum. Hij is de centrale contactpersoon richting externe partners. Samen met ARP koos hij voor één uniforme Follow-me oplossing: Canon uniFLOW Online. Het resultaat? Eén stabiel systeem, minder storingen en vooral: makkelijker en veiliger printen.
De vraag: één gebruiksvriendelijk systeem.
Na de fusie waren er twee printomgevingen actief bij LiemersNovum: HP-Multifunctionals (MFP’s) met Printix en Canon-Printers (SFP’s) met uniFLOW Online . Hubert vertelt: “De Printix-omgeving zorgde vooral voor frustratie. Leerkrachten en medewerkers moesten eerst een ID-code en daarna een PIN invoeren. Ik was wekelijks, bijna dagelijks in de weer met storingen.” De vraag aan ARP: breng alles samen in één stabiel en gebruiksvriendelijk systeem, met één merk en uniforme beheersing. Ook een korte doorlooptijd was belangrijk.
Inventarisatie
Waar zaten de pijnpunten? Hoe draaiden de twee omgevingen?
Besluit
Standaardiseren op Canon-multifunctionals (MFP’s) met uniFLOW Online. Door de verlenging aan de Canon-kant kon Printix versneld worden uitgefaseerd.
Voorbereiding
Nauwe afstemming tussen de ICT-afdeling (Hubert) en de ARP-contactpersonen, Wichard van Engelshoven (Consultant Document Solutions) en Frank van den Berg (Sales Managed Print Services)
Uitrol
Volgens een strak schema, ondersteund door een chauffeur die de multifunctionals (MFP’s) leverde en een hardware enigineerdie hielp met het plaatsen en aansluiten.
Dankzij de korte lijnen en duidelijke afspraken verliep de overgang soepel. Omdat Hubert al ervaring had opgedaan in een eerdere fase, wist hij precies welke knelpunten er konden ontstaan. Samen met ARP stemde hij daarom helder af wat er nodig was, welke locaties prioriteit hadden én hoe de planning zo efficiënt mogelijk kon worden ingericht.
Hij vertelt: “Dat zorgde ervoor dat de uitrol niet alleen smooth verliep, maar dat we zelfs sneller klaar waren dan verwacht. De samenwerking met Wichard en Frank van ARP was belangrijk, zij dachten altijd mee in mogelijkheden. Waar andere partijen vaak vasthouden aan contracten of planningen, bood ARP flexibiliteit en vertrouwen.” Zo kon men snel beslissen en werd het project niet onnodig complex.
Technische highlights van de oplossing.
- Canon uniFLOW Online als centrale omgeving: één systeem voor alle scholen, geen dubbele accounts meer.
- Eenvoudige authenticatie: met een badge (‘druppel’) kunnen leerkrachten en medewerkers nu inloggen. Geen dubbele stappen meer, zoals bij Printix.
- Printen kan op elke Canon-printer: handig voor leerkrachten en medewerkers die op meerdere locaties werken.
- Stabiel beheer: Hubert hoeft nauwelijks meer in te loggen, de omgeving draait soepel.
- De hardware werd vooraf geconfigureerd. De volgende keer kan dit zelfs plug-and-play, aldus Hubert.
- Kostenbewust: LiemersNovum koos voor zwart-wit printen als standaard. Praktisch én budgetvriendelijk.
- Compliant aan AVG-wetgeving: de nieuwe printomgeving is niet alleen praktisch, maar ook veiliger wat betreft privacywetgeving.
De resultaten: minder beheerlast, lagere kosten en meer gebruiksgemak.
Er werden twaalf locaties in één dag overgezet naar één uniforme printomgeving. De overstap naar Canon uniFLOW Online leverde ook direct winst op. “Terwijl ik vroeger elke dag bezig was met brandjes blussen, komen storingen nu bijna nooit meer voor. Ook de beheerlast is flink verminderd. Ik log alleen nog in als dat echt nodig is”, legt Hubert uit.
En wat merken eindgebruikers ervan? “Voor leerkrachten en medewerkers is het gebruiksgemak flink toegenomen. Printen doen ze nu met één simpele handeling: inloggen en het printje ophalen bij de gekozen printer.”
De nieuwe print-oplossing helpt ook om kosten onder controle te houden. Dankzij slimme instellingen, zoals standaard printen in zwart-wit, blijven de uitgaven beheersbaar. Of zoals Hubert het mooi samenvat: “Printen is geen gespreksonderwerp meer, het werkt gewoon. En dat is precies wat we wilden bereiken.”
Daarnaast zorgt deze nieuwe oplossing ervoor dat LiemersNovum voldoet aan de AVG-wetgeving. In het onderwijs wordt dagelijks gewerkt met persoonsgegevens en vertrouwelijke documenten. “Met Canon uniFLOW Online wordt elk printje pas vrijgegeven nadat een eindgebruiker zich bij de printer identificeert met een badge”, zegt Hubert. “Zo blijven documenten nooit onbeheerd in de printer liggen en lopen we minder kans op datalekken, zonder dat dit afdoet aan de gebruikerservaring.”
Waarom LiemersNovum voor ARP koos.
Volgens Hubert zit de meerwaarde van ARP niet alleen in het leveren van de techniek, maar juist in de manier van samenwerken. “De lijnen zijn kort. Ik kan direct schakelen met Wichard en Frank en krijg snel reactie. Dat was zo bij de aanvang van het project en dat is nu nog steeds zo. Meestal spreken we elkaar via Teams, maar af en toe spreken we ook live af, waardoor het contact warm en persoonlijk blijft.”
Wat Hubert vooral waardeert? “Dat ARP meedenkt in plaats van vastdenkt. Of het nu gaat om contractuele afspraken of om AVG-vraagstukken, Wichard en Frank zochten naar haalbare oplossingen. Die flexibiliteit maakt dat ARP er voor mij uitspringt. Omdat ARP oplossingen van meerdere merken aanbiedt, kunnen ze onafhankelijk advies geven.”
Hubert rond af: “Onze samenwerking staat als een huis. Vertrouwen, korte lijnen en expertise waarop je kunt rekenen. ARP schakelt snel, denkt mee en maakt zo’n project werkbaar. Precies daarom zou ik ze aanraden aan andere onderwijsorganisaties.”
Is jouw organisatie ook toe aan een stabiele, gebruiksvriendelijke Follow-me oplossing?
Neem contact met onze printing experts. Zij helpen je graag van inventarisatie tot uitrol, zodat je veilig en eenvoudig kunt printen.
Neem contact op met Wichard van Engelshoven, Consultant Document Solutions.
Wichard van Engelshoven
Consultant Document Solutions.
* verplichte velden
Bekijk onze privacyverklaring die je uitgebreid informeert over onze gegevensverwerking en jouw rechten inzake gegevensbescherming.
Door dit formulier te versturen, bevestig jij akkoord te gaan met de verwerking van je persoonsgegevens door ARP Nederland B.V. zoals beschreven in de privacyverklaring en geef je toestemming om telefonisch benaderd te worden over onze producten en diensten.