ARP & CJG RIJNMOND (jeugdgezondheidzorg in Rotterdam-Rijnmond).
Hybride vergaderen op 19 locaties: van kabelchaos naar Teams Rooms.
± 50, waarvan 19 locaties zijn geüpgraded door ARP
700, waarvan 600 in de zorg & 100 ondersteunend
Microsoft Teams Rooms met vaste en mobiele AV-opstellingen
Over CJG Rijnmond.
CJG Rijnmond is sinds 2010 dé organisatie voor jeugdgezondheidszorg in de regio Rotterdam-Rijnmond. In twaalf gemeenten ondersteunen zij ruim 243.000 0- tot 18-jarigen, hun ouders en gezinnen bij gezondheid, opvoeden, opgroeien en verzorgen. Vanaf de zwangerschap tot 18 jaar kunnen ouders, verzorgers en jongeren terecht bij CJG Rijnmond met al hun vragen. De stichting voert ook wettelijke basistaken uit op gebied van jeugdgezondheidszorg en het Rijksvaccinatieprogramma.
De vraag en uitdaging.
Shurandy Pers en zijn team hadden een heldere vraag toen ze in 2023 bij ARP aanklopten. “Corona liet zien hoe erg we digitale samenwerking nodig hadden, maar onze meetingruimtes waren er niet op ingericht”, zegt hij. Samen met ARP, toen al de IT-partner van CJG Rijnmond, besloten ze om het anders te doen. Niet één ruimte vernieuwen, maar in één keer 19 locaties voorzien van gestandaardiseerde, mobiele en vaste Teams Rooms-opstellingen.
“CJG Rijnmond zocht meetingruimtes die hybride werken konden ondersteunen, zonder gedoe. Maar we hadden te maken met wat uitdagingen”, legt Sander Wijnen, Business Developer Healthcare bij ARP, uit.
- Zo voldeed de bestaande hardware niet meer aan de eisen van modern samenwerken.
- Op elke locatie had de jeugdgezondheidszorginstelling andere merken en opstellingen, wat beheer lastig maakte voor de IT-afdeling.
- Er lagen overal kabels, op de tafel en de vloer, wat zowel rommelig oogde als foutgevoelig was.
- De AV-opstellingen zaten vast in de ruimtes, terwijl men juist flexibel (mobiel) wou omgaan met deze middelen.
“Daar kwam nóg een uitdaging bij: de schaal van het project. 19 locaties uitrusten van nieuwe AV-opstellingen is niet één-twee-drie gebeurd”, zegt Shurandy. Het ging om kleine locaties die maar halve dagen open waren, tot het grote hoofdkantoor met meerdere meetingruimtes van verschillende formaten.
Ook kreeg het project te maken met twee hick-ups. De lancering van de gekozen Jabra-hardware werd uitgesteld en de scope veranderde van een Bring Your Own Device (BYOD)-oplossing naar volwaardige Microsoft Teams Rooms, waarvoor extra hardware nodig was. Shurandy: “Het was een flinke puzzel om te leggen. We wilden het meteen goed doen en toekomstbestendige, schaalbare en gebruiksvriendelijke AV-oplossingen neer te zetten.”
Plan van aanpak.
ARP pakte het project gestructureerd aan. Niet met een standaardoplossing, maar stap voor stap en in nauwe samenwerking met de IT-afdeling:
- Informatieve sessie: de kennismaking met de AV-aanpak van ARP;
- Brainstormsessie: het bespreken van de AV-trends en –ontwikkelingen;
- Verdiepende sessie: de vertaling naar de situatie van CJG Rijnmond. (Wat werkt op hun locaties, wat juist niet?);
- Een eerste conceptuitwerking en –voorstel;
- POC en demo-opstelling bij CJG om de oplossing in de praktijk te testen;
- Definitieve invulling: op basis van de pilot werd een definitieve oplossing samengesteld en een offerte opgesteld;
- Projectplanning: inclusief implementatieschema per locatie;
- Implementatie en oplevering: door een partner van ARP, waarbij CJG de toegang regelde en voorbereidende IT-taken uitvoerde;
- Projectevaluatie: een gezamenlijke terugblik met de IT-afdeling en ARP.
“Sommige schermen waren 65 inch en moesten via de trappen omhoog, omdat ze niet in de lift pasten”, zegt Shurandy. “Op andere locaties hadden we te maken met gipswanden, waar we extra voorbereidingen moesten treffen voor de montage. Dankzij de voorbereiding en begeleiding van ARP verliep het allemaal verrassend soepel.”
De samenwerking tussen ARP en CJG Rijnmond liep als een geoliede machine. De IT-afdeling zorgde ervoor dat accounts en licenties klaarstonden en dat de locaties toegankelijk waren. ARP zorgde voor de regie tijdens het project.
Technische highlights van de oplossing.
- Microsoft Teams Rooms als standaard;
- 21 opstellingen: een mix van vaste schermen (55 en 65 inch) en mobiele trolleys (50 en 55 inch);
- Jabra-hardware voor audio en video;
- Uniformiteit op elke locatie wat betreft kabels en inrichting;
- Beheer via een centrale portal met inzicht in het gebruik en de status.
Het resultaat.
Voor de IT-afdeling levert de standaardisatie een wereld van verschil op.
- Betere samenwerking: grote schermen maken het presenteren van KPI’s, doelen of plannen overzichtelijker.
- Flexibiliteit: dankzij de mobiele trolleys kan CJG Rijnmond meetingruimtes voor meerdere doeleinden gebruiken. Kleine locaties kregen zo dezelfde vergaderkwaliteit als het hoofdkantoor.
- Gestandaardiseerd beheer: één merk en één oplossing, op elke locatie hetzelfde. Dat scheelt de IT-afdeling tijd én frustratie.
- Adoptie voor eindgebruikers: er zijn handleidingen en dankzij de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing gebruiken medewerkers de technologie ook echt.
“Vroeger hadden we te maken met een wirwar aan merken en losse oplossingen. We wisten nooit zeker wat we op een locatie zouden aantreffen. Nu is het overal hetzelfde. Als een collega belt met een vraag, kunnen we hem meteen helpen”, legt Shurandy uit.
Hij gaat verder: “Onze collega’s zijn daarnaast niet allemaal even digitaal vaardig. Dat geeft niks, maar doordat alles nu gebruiksvriendelijk is ingericht, pakken ze het snel op en werken ze prettiger. We zien dat de AV-oplossingen dagelijks gebruikt worden, iets wat we vooraf niet konden voorspellen.”
Waarom CJG Rijnmond voor ARP koos.
ARP was al de vertrouwde IT-partner voor de jeugdgezondheidszorgorganisatie. Vanwege dit vertrouwen was het een logische stap om ook voor AV-oplossingen voor ARP te kiezen. Waar veel leveranciers blijven hangen in alleen het leveren van hardware, zette ARP een extra stap. “Vanaf de eerste fase tot en met de implementatie werd CJG Rijnmond meegenomen”, zegt Shurandy.
Sander vult aan: “Niet vanuit de houding ‘dit is de oplossing die we aanbieden, take it or leave it’, maar als partner die zich écht verdiept in de context. We zetten graag een extra stap om samen tot de best passende oplossing te komen.”
Die proactieve houding maakte voor CJG Rijnmond het verschil. Shurandy: “ARP denkt altijd met ons mee. Tijdens dit project gaven ze opties, legden uit wat dit project voor ons zou betekenen en hielpen ons om de juiste keuzes te maken. Dat maakte het hele traject overzichtelijk en behapbaar.”
Voor een relatief kleine IT-afdeling als die van CJG Rijnmond is zo’n partnership goud waard. “Wij hebben geen tijd om alles zelf te ontdekken. Dan is het fijn dat een IT-partner je bij de hand neemt en kennis meebrengt die we zelf niet altijd hebben. Dat gaf ons niet alleen vertrouwen over de AV-oplossing, maar over het hele proces eromheen”, besluit Shurandy.
Wil jij ook jouw meetingruimtes vernieuwen?
Misschien sta jij op een kruispunt en ben je die kabelchaos en verschillende AV-opstellingen in je organisatie ook zat. Hybride vergaderingen zouden samenwerking moeten stimuleren, geen frustratie opleveren. Wil je meer weten over onze AV-oplossingen, zoals die van CJG Rijnmond? Neem vrijblijvend contact met ons op!
