ARP & Avans Hogeschool.
Avans Hogeschool rolt soepel 2.000 Windows 11-devices uit met aanvullende services via Bechtle en ARP.
Breda en Den Bosch
3.500
2.000, waarvan 1.750 uitgerold
Over Avans Hogeschool.
Avans is een van de grootste hbo-instellingen van Nederland, met zo’n 30.000 studenten en 3.500 medewerkers, verspreid over Breda, Den Bosch, Tilburg en Roosendaal. Avans leidt wendbare en veerkrachtige professionals op. De hogeschool heeft een krachtige positie in Brabant en is verankerd in het Brabantse werkveld. Ook daarbuiten staat Avans al jaren bekend als hogeschool die wordt gewaardeerd om haar sfeer en onderwijskwaliteit.
De vraag en uitdaging.
Ruud Habraken, Accountmanager Educatie bij Bechtle en vast contactpersoon van Avans, vertelt: ‘Avans gaf al snel aan behoefte te hebben aan extra services, zoals de voorbereiding, registratie, uitgifte en herinzet van devices. De IT-afdeling wilde zo steeds meer een regierol oppakken.’
Steven Koeken maakt onderdeel uit van het Team Device Services, binnen de Dienst Informatievoorziening & Technologie. ‘We werken al sinds 2014 samen met Bechtle, waarbij het derde contract is gestart in 2022’, legt hij uit. ‘De scope van onze samenwerking is dus verschoven. We doen steeds meer beroep op de aanvullende dienstverlening, in dit geval van de Services Hub van ARP.’
Deze uitbreiding van de dienstverlening resulteerde in mooie projecten, zoals het vervangen van 2.700 monitoren op meerdere locaties en het leveren van refurbished hardware. Steven: ‘Het einde van het support voor Windows 10 (oktober 2025) gaf de aanleiding voor een nieuw, grootschalig project. We wilden snel devices migreren naar Windows 11, zonder de normale gang van zaken te verstoren.’
Normaal vervangt Avans 800 tot 900 laptops per jaar. In 2025 moest die cyclus verdubbeld worden om de migratie naar Windows 11 te versnellen. ‘Upgraden van devices kost bij ons meer tijd dan vervangen. Dus besloten we, in overleg met Bechtle, om extra vervangingen te doen en de devices die nog op Windows 10 draaiden daarna te upgraden op locatie.’
Dat betekende dat er 1.750 nieuwe laptops uitgegeven moesten worden aan medewerkers van Avans. De vraag: hoe regel je zo’n groot project zo efficiënt mogelijk, zonder filevorming bij de IT-afdeling en zonder dat de normale gang van zaken verstoord wordt? En zonder dat het onderwijs verstoord wordt?
Voor dit project deed Avans beroep op aanvullende dienstverlening van de Services Hub van ARP. Een mooie volgende stap in de samenwerking dus, aangezien Avans de uitgifte van devices normaal zelf doet om volledig in control te zijn. Ruud: ‘Het vertrouwen in Bechtle heeft de doorslag gegeven om dit project volledig uit handen te geven.’
Online planningstool en praktische hulp.
Dit project vroeg om een nauwe samenwerking én korte lijnen. Nadat Bechtle zorgde voor de devices, ging de Services Hub in Maastricht aan de slag met uitpakken, bestickeren, pre-provisioning, inspoelen en CMDB-registratie. Mike Schiepers, projectmanager bij ARP, legt uit: ‘Het zijn juist die IT-taken die waardevolle tijd vreten, die Avans aan ons kon uitbesteden. Zo hebben we de fabrieksverpakkingen verwijderd. Avans ontving een projectbox waar alles al kant-en-klaar in zat. Dit scheelde niet alleen tijd, maar zorgde ook voor minder afval op locatie.’
Via een online planningstool konden Avans-medewerkers zelf een ophaalmoment voor hun laptop kiezen. Twee weken in Breda, twee weken Den Bosch. ‘ARP collega’s met een IT-achtergrond boden tijdens de uitgiftemomenten praktische hulp, bijvoorbeeld over vragen over back-ups en OneDrive’, zegt Steven. ‘Van eindgebruikers hoorde ik dat dit heel smooth liep, het voelde voor hen alsof ze werden geholpen door onze eigen IT-afdeling.’
Highlights van de oplossing.
- Bechtle leverde 2.000 laptops, inclusief aanvullende services (voorbereiding, registratie, planning en uitgifte) via onze Services Hub in Maastricht.
- Oude devices kregen een nieuw leven, het onderwijs bleef doorlopen en eindgebruikers reageerden positief over de manier van plannen en de omruilactie.
- Binnen 3,5 weken werden er zo’n 1.750 laptops uitgerold, de rest blijft in voorraad voor Avans.
Plan van aanpak en resultaat.
Binnen amper vier weken (met tussendoor nog wat feestdagen):
- Werden in totaal 2.000 nieuwe laptops en laptoptassen geleverd;
- Waarvan er ruim 1.750 stuks succesvol werden uitgegeven, de rest is voorraad;
- Zonder dat het onderwijs of de bedrijfsvoering stilviel.
Steven: ‘De hele operatie verliep strak dankzij één gezamenlijke aanpak. Bechtle en de ARP Services Hub die de regie hielden, vlotte communicatie en duidelijke rollen. Met de planningstool werden wachtrijen en eindeloze mailtjes voorkomen, terwijl de retour genomen laptops via de Services Hub een tweede leven kregen.’
En zonder deze aanpak? Steven lacht. ‘Dan waren we véél langer bezig geweest, we hebben op onze afdeling niet genoeg mensen voor zo’n piek. De aanpak van Bechtle haalde de druk van de ketel.’
Waarom Avans koos voor Bechtle en ARP.
Avans waardeert dat Bechtle en ARP de lead pakten in de uitvoering, zonder tussenlagen die de besluitvorming vertragen. Een rondleiding bij de Services Hub in Maastricht gaf bovendien inzicht in de end-to-end keten en vergrootte het vertrouwen. ‘De Services Hub voert zulke projecten regelmatig uit. Die ervaring en expertise zagen we live op de vloer.’
De samenwerking tussen Avans en Bechtle gaat al jaren terug en begon met het leveren van hardware en standaard dienstverlening, zoals het uitgepakt aanleveren van devices. Omdat de samenwerking met Bechtle al jaren zo soepel loopt, kreeg Bechtle van Avans het vertrouwen om ook steeds meer aanvullende services te bieden, via de Services Hub van ARP.
‘Dat onze samenwerking sterk is, merkte ik tijdens dit project opnieuw’, vertelt Steven. ‘We weten wat we aan elkaar hebben.’ Ruud bevestigt dit: ‘Het is duidelijk wat de wensen zijn van Avans. Bechtle schakelt vervolgens intern de juiste mensen in – dan ontstaat er snel een strak plan.’ Mike vertelt: ‘Onze Services Hub ondersteunt klanten met allerlei soorten services, zowel in-house als on-site. Van Project Management tot Service Delivery Management. Samen vinden we de best passende services voor de organisatie, zoals ook bij Avans het geval was.’
Ben je benieuwd welke services de Services Hub levert? Dat ontdek je hier.
Ongoing samenwerking.
En nu? De samenwerking is ongoing. Zo stond er recent (oktober 2025) een nieuwe vervangingsgolf op de planning, waarbij: 700 devices werden geüpgraded naar Windows 11, met een tempo van twee uur per device en dezelfde projectbezetting. Steven: ‘Dit was voor ons spannender dan nieuwe devices uitgeven. De afhankelijkheid van onze IT-infrastructuur is spannender. Maar met de lessen en kennis van de eerste ronde, hadden we er alle vertrouwen in. En dat was terecht, het is soepel verlopen.’
De les van dit project? ‘Timing is alles. Niet rennen omdat het moet, maar bewegen wanneer je er klaar voor bent en met de juiste IT-partners aan je zijde. Het mooie is dat we het samen hebben gedaan. Bechtle regelde en bewaakte de keten, de ARP Services Hub voerde de diensten uit met IT-specialisten en wij borgden de standaarden en uitzonderingen. Door deze manier van werken voelde zo’n groot traject ineens behapbaar’, besluit Steven.
Is jouw organisatie ook op zoek naar aanvullende services?
Wil je meer weten over het succesverhaal van Avans Hogeschool? Op dinsdag 18 november gaat Steven dieper in op dit project tijdens de jubileumeditie van Bechtle NEXT.
ARP kan jouw organisatie voorzien in alle aanvullende diensten: van projectvoorbereiding tot nazorg. We ondersteunen je op alle gebieden, zodat jij tijd hebt voor andere taken en verantwoordelijkheden binnen je functie. We denken graag met je mee, ook out of the box. Met onze ‘can-do-mentaliteit’ gaan we elke uitdaging vol enthousiasme aan.
Meer weten? Je leest alles over onze services in dit gratis e-book. Of neem contact op!
