Dit zijn de innovaties in printing. Hoe ready ben jij?

Dat zijn geen nieuwe problemen, maar ze worden wel steeds zichtbaarder. Want de manier waarop organisaties werken, is de afgelopen jaren veranderd. Er wordt meer digitaal gewerkt, processen zijn sneller en verwachtingen liggen hoger. Wat vroeger ‘goed genoeg’ was, begint nu te knellen. En precies daarom verandert ook de wereld van printing.

Niet omdat printers ineens iets totaal anders doen, maar omdat ze moeten aansluiten op die nieuwe manier van werken. De innovaties die je nu ziet, zijn eigenlijk een direct gevolg van die verschuiving. In dit blogartikel zetten we de belangrijkste innovaties voor je op een rij.

Een eerste duidelijke beweging is dat printing niet langer op zichzelf staat. Waar printers vroeger een aparte oplossing waren, zie je dat ze steeds meer opgaan in de moderne werkplek. Medewerkers werken vanuit applicaties en verwachten dat printen en scannen daar direct op aansluiten, zonder extra stappen of losse instellingen.

Voor organisaties betekent dat ook een andere manier van inrichten. Printing wordt geen los project meer, maar onderdeel van werkplekbeheer. En ook van het afrekenmodel: je betaalt één prijs voor de werkplek en printing samen. Daarmee verandert automatisch ook de rol van je leverancier, die breder moet kijken dan alleen het apparaat.

Een tweede ontwikkeling zit in de manier waarop documenten worden verwerkt. In veel organisaties zijn stappen nog handmatig. Een document wordt gescand, als PDF doorgestuurd en vervolgens door iemand handmatig verwerkt in het juiste systeem. Dat kost tijd en is ook nog eens erg foutgevoelig.

Daar zie je nu duidelijke veranderingen. Door scan- en workflowoplossingen worden documenten direct herkend en verwerkt. Een factuur komt bijvoorbeeld automatisch op de juiste plek in het systeem terecht of wordt direct doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring. De winst zit hier niet in techniek, maar in het wegnemen van stappen. Minder handmatig werk, minder fouten en een sneller proces.

Waar printers zelf relatief weinig veranderen, verschuift de innovatie naar de softwarelaag. Functionaliteit die vroeger apart ingericht moest worden, zit steeds vaker al in de oplossing zelf. Denk aan beveiligd printen of het automatisch verwerken van documenten.

Dat heeft vooral impact op de samenhang in de omgeving. Printing sluit beter aan op bestaande systemen en organisaties hebben minder te maken met losse componenten die apart beheerd moeten worden. Het maakt de omgeving overzichtelijker en voorkomt dat problemen tussen verschillende partijen blijven liggen.

Een andere ontwikkeling die snel terrein wint, is het gebruik van monitoring en AI. Printers worden continu gevolgd in hoe ze gebruikt worden en hoe ze presteren. Op basis daarvan kun je voorspellen wanneer een onderdeel vervangen moet worden.

In plaats van te wachten tot een printer uitvalt, wordt onderhoud vooraf ingepland. Dat voorkomt stilstand en zorgt voor meer zekerheid in de dagelijkse operatie. Voor organisaties betekent dat vooral dat printing minder aandacht vraagt. Het draait door, zonder dat je er voortdurend mee bezig hoeft te zijn.

Een herkenbaar beeld in veel kantoren: een printer met daarnaast een stapel misprints. Dat heeft vaak te maken met de manier waarop documenten worden omgezet naar printoutput. Webpagina’s, documenten of afbeeldingen komen niet altijd goed uit de printer, waardoor medewerkers meerdere pogingen doen.

Nieuwe technologie helpt om dat te verbeteren. Door slimmer om te gaan met de vertaalslag naar print, neemt het aantal misprints af. Dat scheelt papier, maar vooral ook tijd en frustratie. Het is typisch zo’n verbetering die op zichzelf klein lijkt, maar in de praktijk veel effect heeft. AI speelt hier een belangrijke rol in bij het optimaliseren van de output.

Tegelijkertijd zie je een bredere ontwikkeling richting duurzaamheid. Organisaties kijken kritischer naar de levensduur van apparaten en accepteren minder snel dat devices na een paar jaar worden vervangen. AI zorgt voor voorspelbaar onderhoud en reparatie. Daardoor voorkomt je stilstand en gaan onderdelen duurzamer mee. De focus verschuift daardoor naar hoe lang een printer meegaat, hoe onderhoud wordt ingericht en hoe apparaten circulair ingezet kunnen worden. Bijkomend voordeel is dat veel printdevices qua hardware ook steeds betrouwbaarder zijn. Daardoor neemt de levensduur aanzienlijk toe.

Naast technologie verandert ook de manier waarop organisaties naar printing kijken. Lange contracten waren jarenlang de standaard. Inmiddels zie je dat organisaties daar kritischer naar kijken, vooral omdat de toekomst minder voorspelbaar is. Als je niet weet hoe je business er over zes maanden uitziet, voelt een contract van vijf jaar al snel als een beperking.

Die verandering zie je nu langzaam terug in de markt. Leveranciers worden gedwongen om anders naar hun propositie te kijken. Minder vanuit langdurige contracten en vaste volumes, en meer vanuit flexibiliteit en gebruik. Vooral in het MKB groeit de behoefte aan modellen waarbij organisaties kunnen op- en afschalen, zonder vast te zitten aan verplichtingen voor meerdere jaren. Grip op kosten, maar wel de vrijheid om te bewegen.

Die verschuiving staat nog aan het begin, maar zal de komende jaren duidelijker zichtbaar worden. ARP biedt hier al een oplossing voor. Naast de traditionele vorm van Managed Print Services bieden we een model aan waarbij organisaties gebruikmaken van dezelfde dienstverlening (inclusief beheer, monitoring en service), maar zonder langdurige contractverplichtingen. Een model dat meer lijkt op een abonnementsvorm, in plaats van een traditioneel contract. De gedachte daarachter is eenvoudig: printing moet meebewegen met de organisatie, in plaats van andersom.

Als je deze ontwikkelingen naast elkaar legt, zie je een duidelijke lijn. Printing beweegt weg van losse apparaten en incidenteel beheer. Printing draait nu om geïntegreerde processen, meer automatisering, voorspelbaar beheer en flexibiliteit in gebruik. Of, zoals het in de praktijk vaak wordt verwoord: organisaties willen er eigenlijk zo min mogelijk mee bezig zijn, zolang het maar goed geregeld is.

De meeste organisaties hebben inmiddels al stappen gezet met hun printing. Tegelijkertijd zijn er nog veel processen die handmatig verlopen, is er beperkt inzicht in gebruik en kosten en sluiten bestaande contracten niet altijd meer aan. Dat is niet gek. De markt verandert snel en printing is zelden het eerste onderwerp waar je naar kijkt.

Toch loont het om af en toe stil te staan bij hoe je omgeving is ingericht. Past die inrichting nog bij hoe je vandaag werkt? Want juist daar zit vaak de grootste winst.

Met de self-assessment van ARP krijg je in een paar minuten inzicht in de volwassenheid van je printomgeving en waar je direct kun verbeteren.